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As reuniões organizadas por você têm pauta?
Demoram mais de uma hora?
Todas elas têm ata?
=> Reunião sem pauta vira happy-hour
=> Reunião com mais de uma hora e meia vira big brother
=> Reunião sem ata não existiu
As reuniões estão no topo da lista das coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal planejadas e conduzidas.
Veja algumas dicas para realizar boas reuniões e tente colocá-las em prática - ou influenciar outras pessoas para que o façam. Os demais participantes agradecem!
# Tenha um objetivo bem definido, bem planejado.
Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta - mesmo que seja simples e resumida.
# Divulgue a reunião com antecedência aos que deverão estar presentes e aos interessados, informando-os sobre o tema e a pauta e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e ideias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, em outras 48 horas podem ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes como as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
# Defina horário e duração. E não exceda o tempo definido.
# Saiba lidar com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para participar de um ponto específico dela, assim que esse ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio.
# Não chame "todo mundo". Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chance de ser produtiva - mas envolva não somente os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.
# Prepare a forma de conduzir a reunião e não somente os assuntos a tratar. Se você vai conduzir a reunião, precisa pensar no que pode acontecer. "Como darei prosseguimento à reunião se tal coisa acontecer? E se uma pessoa chave não aparecer? E se a tecnologia não funcionar? Se um participante ficar entediado ou começar a tumultuar?".
# Defina um secretário e um facilitador. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente após a reunião. Antes de encerrar, o secretário deve ter 5 minutos para ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que estão todos de acordo. O facilitador tem a função de conduzir a reunião e é o encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.
# "Pule" as discussões operacionais. Assim que for decidido "o que" fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente "como" fazer - mas isso tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente e prossiga com sua pauta original.
# Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
# Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas "o que" fazer, mas também qual o próximo passo e quem, entre os presentes, será o responsável por ele.
# Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.
# Verifique sempre antes da reunião se está tudo certo. Verifique se a sala está limpa e com todos os materiais necessários, além de verificar se os eletrônicos (TV, datashow, etc.) estão funcionando corretamente.
Gerenciamento de reuniões:
O pesadelo do Gerente de Projetos
Nos links abaixo, Ricardo Vargas (http://www.ricardo-vargas.com/pt) fala sobre um dos grandes pesadelos na vida do gerente de projetos: as reuniões. Muitas vezes mal planejadas e com muito baixa efetividade, esse podcast tenta mostrar técnicas efetivas e práticas para o gerenciamento das reuniões, visando o planejamento adequado e, consequentemente, sua efetividade.
Fontes:
Extraído do informativo
#51-Liderança em projetos - Você acha que suas reuniões são produtivas?
do escritório de projetos da Prodesp-Tecnologia da Informação (projetosSGP@sp.gov.br)
Transcrito sob consulta e autorização do EP
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